Software per gestione documenti e procedure aziendali

ProDoMa consente la creazione di modelli predefiniti di procedure che includono un lista di documenti necessari, proprietà specifiche e utenti associati. I modelli rappresentano la base su cui vengono costruiti i fascicoli specifici per ogni procedura e contengono l’elenco dei file richiesti.

Gli utenti possono avere diversi tipi di ruoli: “Amministratore”, “Super User”, “Utente” e “Visualizzatore”. In base ai ruoli sono autorizzati ad effettuare determinate operazioni.
Assegnando ad un utente un fascicolo, il proprietario può decidere di ridurre le autorizzazioni rispetto al ruolo dell’utente.

I documenti caricati in ProDoMa possono essere compilati automaticamente utilizzando le proprietà del fascicolo, riducendo significativamente la possibilità di errori manuali. I documenti sono visualizzabili direttamente nel sistema, senza la necessità di scaricare file o avere software specifici installati.

Il fascicolo è considerato chiuso una volta approvato definitivamente dall’amministratore. Quando viene chiuso/approvato il fascicolo è possibile scaricare un file compresso (.zip) contenente tutti i documenti precedentemente compilati.

Ogni operazione all’interno di ProDoMa viene registrata in log consultabili, garantendo la massima trasparenza. Il sistema di “Versioning” permette di mantenere traccia di tutte le revisioni di un documento, consentendo di recuperare in qualsiasi momento le versioni precedenti.

Una Dashboard intuitiva fornisce in tempo reale una panoramica immediata dello stato di avanzamento delle procedure. Gli utenti ricevono notifiche di alert relative ai fascicoli/documenti assegnati, assicurando che le scadenze e le responsabilità siano sempre sotto controllo.